Бизнес процессы мебельной компании

Добрый день Коллеги!

В нашей статье освещаем тему бизнес-процессы в мебельной компании, насколько внедрение практики процессного управления позволить улучшить ключевые показатели бизнеса.

Мы разбираемся с определением Бизнес-процесс и самими действиями по изменению структуры и системы взаимодействия сотрудников и отделов для мебельной компании.

Бизнес-процесс — это дань моде, «хайпова тема» или жизненная необходимость выживания в конкурентной среде и изменяемом рыночном поле для современного мебельного бизнеса.  

Появление термина Бизнес процесс и процессного подхода берет свое начало в 60-70 годах двадцатого века.

В этот период создаются первые автоматизированные системы управления, которые начинают примениться в военной сфере и бизнесе с высокой степенью защиты от «человеческого фактора» и высокими рисками.

Описанные и формализованные процессы позволили разработчикам автоматизированных систем управления и проектирования в оборонном секторе применять однозначные определения и типовые действия в повторяющихся штатных ситуациях, при этом значительно сократились издержки, повысилось качество выполнения операций персонала, результат стал более стабилен и понятен для потребителя.

Применяя опробованные в военном секторе практики процессного подхода в начале 90 – 2000 годов начали миграцию в американские и европейские компании, работающие в потребительском сегменте и сервисе. 

Глубоко и серьёзно о процессном подходе в бизнесе на просторах СНГ и Украины начали говорить и внедрять методологию в 2004-2010 годах, когда серьезно расширилась база знаний за счет доступного интернета, миграции западного менеджмента на топовые позиции в Украинские компании и создании частных учебных институций, применяющих передовые наработки и знания в области управления бизнесом.

Для больших Украинских мебельных компаний эра внедрения процессного подхода началась с момента автоматизации производственных ERP систем и учтено управленческих CRM систем на базе решений международных софтверных IT и можно смело говорить о периоде с 2004 по 2020 годы.

Эпоха 2020 «новой нормальности и post covid» подталкивает малы и средние предприятия к цифровой трансформации и внедрению процессного управления даже небольшими бизнесами в 10+ человек.

Как следствие вырос интерес к теме бизнес-процессов и бизнес анализа.

В этой статье мы в простой и доступной форме разбираемся в вопросах внедрения процессного подхода в мебельный бизнес для нашей аудитории читателей.

Используя накопленный опыт внедрения процессных методик, мы разбираем несколько обобщенных инсайтов.

И смотрим на вопрос внедрения бизнес-процессов из глубины внедрения в реальные бизнесы.

Рассмотрим основные мотивационные причины внедрения бизнес-процессов в компании:

1. Необходимость контролируемых изменений в компании для топ-менеджмента и собственника.
2. Аналитика деятельности бизнеса по управленческим, основным и вспомогательным процессам.
3. «Бесшовная» коммуникаций между специалистами, отделами, подразделениями и БН
4. Масштабируемость в рамках локального и интернационального бизнеса.
5. Логичность и прозрачность действий компании и персонала в обслуживании клиентов и партнеров.
6. Стабильность качества и количества производимых операций, продуктов, сервиса.
7. Легкость в обучении новых сотрудников и реализация процессного подхода в создаваемые Бизнес-Направления.
8. Управление себестоимостью, компетенциями и рисками.
9. Конкурентное преимущество за счет трансформации и внедрения оптимальных бизнес-процессов с применением цикла НОРД и МИКУ. 

Бизнес-процесс — непрерывная последовательность логически связанных действий позволяющих создавать продукт, сервис или услугу с контролируемыми характеристиками, себестоимостью, временем поставки и качеством для потребителей.

Business process management — BPM

Концепция управления бизнесом BPM рассматривает процессный подход как ключевой ресурс предприятия, и предполагает внедрение и методологию управление ими как главный инструмент формирования организационной системы компании и драйвер конкурентного преимущества.

Выделяют три вида бизнес-процессов:

• Управляющие — бизнес-процессы, которые управляют функционированием системы, такие как корпоративное управление и стратегический менеджмент, обучение персонала.
• Операционные — представляющие основную деятельность организации, создающие основной поток доходов например снабжение, производство, маркетинг,  логистика и продажи.  
• Поддерживающие — обслуживающие организацию  такие как бухгалтерский учет, подбор персонала, техническая поддержка и юридическое сопровождение.

Бизнес-процесс начинается за долго до появления запроса потребителя и не заканчивается на моменте удовлетворения потребности.

Как пример можно рассмотреть создание инновационного продукта, на который еще не сформирован спрос и обратную связь в виде отзывов потребителей и клиентский опыт

Процессно-ориентированные компании устраняют барьеры и задержки, возникающие на стыке различных подразделений при выполнении линейного или сценарных бизнес-процессам.

Бизнес-процесс  для простоты внедрения и восприятия декомпозироваен на несколько подпроцессов, процедур и функций, которые направлены на достижение цели основного бизнес-процесс и конечного результата компании.

Анализ бизнес-процессов включает составление карты бизнес-процесс и его подпроцессов, разнесение между отдельными уровнями активности.

Бизнес-процессы выстраиваются таким образом, чтобы создавать стоимость и ценность для потребителей не только в финансовом, но и в не финансовом плане и исключают необязательные и лишние активности.

Результатом правильно построенных бизнес-процессов увеличиваются ценность для потребителя и рентабельность (снижение себестоимости производства товара или услуги, короче сроки производства, меньше брака и отходов).

Бизнес-процессы могут подвергаться различным типам анализа в зависимости от целей моделирования как пример анализ энерго затрат на производство одной единицы товара или количество и процент брака на годовой выпуск товара.

Анализ бизнес-процессов широко применяется при бизнес-моделировании, функционально-стоимостном анализе, формировании организационной структуры, реинжиниринге бизнес-процессов, автоматизации технологических процессов, социальном инжиниринге.

Начальным этапом является анализа текущей деятельности составление модели бизнес-процессов «как есть» (as is).

Следующий этап критический анализ, проработка альтернативных гипотез и вариантов бизнес-процессов.

Исходя из полученных данных и планового бюджета компании формируется модель бизнес-процессов «как будет» (to be) и план мероприятий по внедрению необходимых изменений.

Для  наглядности и большей информативности  данные  бизнес-процессов визуализирует с применением различных графических нотации в форме модификаций блок-схем, применяемых для моделирования бизнес-процессов — BPMN (функциональная последовательность работ), EPC (событийная последовательность работ), IDEF0 — логическая последовательность работ.

Бизнес-процессы, которые видны и не видны потребителю

Для простоты восприятия можно разделить элементы бизнес-процессов на внешние которые соприкасаются и видны потребителю. И внутренние которые проходят внутри компании и не видны потребителю, но имеют ключевое значение.

Такое деление поможет сформировать необходимые элементы внешних бизнес-процессов и трансформировать их исходя из сегодняшних предпочтений потребителей покупать дистанционно в канале e-commerce или очень персонализировано в VIP Retail при этом качественно настроенные внутренние процессы в компании могут не претерпеть сильных изменений в связи с архаичностью или традиционностью производства.

Бизнес-процессы отдельных подразделений и специалистов.

В данном разделе хочется затронут тему создания бизнес – процесса в рамках работы отдельного специалиста или отдела.

Множество небольших и даже средних бизнесов рассматривает внедрение процессного подхода «локально» в отрыве от других подразделений так как это не дешёвое удовольствие и, к сожалению, не мгновенное.

Болезненный вопрос — это совмещение одним сотрудником или отделом разнородных и не связанных последовательно бизнес-процессов, где необходима глубокая экспертиза, вовлеченность в глубину процесса и существенные временные затраты на выполнение согласно утвержденных стандартов и регламентов.

Такой подход ведет к некачественному выполнению и закрытию процесса, передаче не проверенной технической информации и запуск в производство проблемного изделия или заказа.

Очень важно правильно соизмерять предлагаемый процессный подход с реальным масштабом бизнеса и компетенцией специалистов.

Глобальная задача внедренного в мебельную компанию процессного подхода является «бесшовная» передача информации о запросе клиента и необходимом продукте, обеспечение простых, быстрых и логичных бизнес-коммуникаций между всеми участниками, создающими ценность для клиента.

Результат такой работы в сокращении сроков производства изделий, уменьшении потерь, увеличении маржинальности, но главное — это удовлетворенность клиента продуктом и сервисом.

Именно поэтому внедрение Бизнес-процессов в компании — это распределенная синхронизированная командная работа всех без исключения подразделений и приоритетная задача для топа менеджмента и собственника.

Возможности совмещать несколько разнородных бизнес-процессов в одном подразделении.  

Учитывая наш персональный опыт по внедрению процессов в компаниях различного масштаба, можно констатировать следующие:

• Для ведения разнородных процессов в рамках одного подразделения необходимо создавать внутренние микрокоманды или узкие направления отдельных специалистов, отвечающих за свой «вариант параллельного или альтернативного варианта бизнес процесса».
• Важен подбор руководителя такого подразделения, который в состоянии «контролировать и управлять» командой с разными векторами приоритетов в бизнес-процессов.
• Процесс обучения персонала и адаптация его к возможным вариантам и сценариям выполнения бизнес-процессов будет иметь решающее значение так как увольнения, отпуска и больничные не кто не отменял и хороший стабильный бизнес-процесс это тоже учитывает.

Трансформация бизнес-процессов в ходе роста компании и изменения   потребностей рынка.

Утвердительно можно сказать, что рыночное поле и конкуренты динамично меняются и задача существующего мебельного бизнеса не отставать и трансформироваться в след за внешними изменениями.

Соответственно и бизнес-процессы в компании будут претерпевать изменения под влиянием внутренних факторов, которые инициирует топ менеджмент. А также собственник компании и внешних факторов, на которые влияют потребители.

Важно понимать не возможность на все 100% описать, смоделировать и реализовать выполнение существующего или нового бизнес-процессов так как всегда на него действует человеческий фактор в большей или меньшей степени и сила внешних обстоятельств, но именно прописанный и внедренный бизнес-процесс позволяют уменьшить вероятность возникновения ошибок и рисков связанных с обработкой заказов клиентов.    

Итоговые выводы 

• Создание и внедрение бизнес-процессов — это реальность сегодняшнего дня любого для бизнеса любого масштаба.
• Очень часто желание собственника сэкономить создает не возможность внедрить процессное управление так как между собственником и производством порой отсутствует звено среднего менеджмента, которое и несет на себе всю основную нагрузку по развертыванию и использованию метода, основанного на бизнес-процессов.
• Внедрение процессного подхода требует концентрации временных, финансовых и кадровых усилий всей компании, а не отдельных специалистов и только консалтинговой команды на протяжении минимум 12 месяцев.
• Важно донесение до каждого сотрудника компании цель таких изменений, необходимый для решения задач инструментарий и ведение проектов в единой информационной среде, где идет ключевая коммуникация, связанная с бизнес-процессам в компании.
• Отдельно необходимо отметить процесс обучения сотрудников методологии бизнес-процессов и соблюдения всех ключевых регламентов по ведению проекта как элемента базового обучения для последующей качественной работы.
• Важно обращается к специалистам, которые имеют опыт внедрения процессного подхода в мебельном бизнесе и могут разносторонне оценивать компанию клиента и возможны риски.

Продолжаем диалог и коммуникацию с читателями.

Надеемся наш персональный взгляд на вопрос процессного подхода в мебельном бизнесе будет для вас полезен.

Возможно, вашей компании или даже группе компаний необходимы консультации в создании и внедрении бизнес-процессов и мы открыты к диалогу и новым задачам.

У вас есть вопросы по данной теме или вашей компании нужна дополнительная информация от автора вы можете обратиться к нам на электронную почту studio.sukhytskyi@gmail.com

С Уважением, 

Автор текста Валерий Сухицкий.

Founder Design agency SV & Partners.

Co-Founder EF cluster